Бухгалтерам часто приходится рассчитывать командировочные. По каким правилам следует производить расчет суточных при командировках в 2016 году, читайте в статье

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК). К таковым относятся:

• суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.

Размер суточных при командировках в 2016 году

Размер суточных в командировке в 2016 году по России и за границу устанавливается в локальном нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 16 Положения о командировках).
Для заграничных командировок суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

• за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ - по нормам для командировок по РФ.

При однодневных командировках по РФсуточные не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках); в другие страны - выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения о командировках).

Приказ об установлении суточных при командировках в 2016 году. Образец

Нормы суточных в командировке 2016 по НДФЛ

Компания вправе установить любой размер суточных при командировках в 2016 году - как по России, так и зарубеж. Однако, рассчитывая с суточных в 2016 году НДФЛ, необходимо учитывать определеные правила. А именно: не нужно начислять НДФЛ, если размер суточных при командировках в 2016 году не превышает:

• 700 руб. в день - при командировке по России;
• 2500 руб. в день - при загранкомандировке.

Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Выплата командировочных расходов в 2016 году

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках).

Количество дней командировки определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то оно определяется по служебной записке, которую он должен представить по возвращении.

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить или документы по найму жилья в месте командировки или служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Расчет командировочных в 2016 году с примерами

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета - 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно - 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.

Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то, что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней - с 19 по 24 февраля включительно.

Документальное оформление суточных при командировках в 2016 году

Документально подтверждать, на что конкретно сотрудник потратил суточные, не нужно. Размер суточных с целью списания командировочных расходов подтвердят документы, которые вы оформили при направлении работника в командировку в поездку. Например, приказ о направлении в командировку (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362).

Расчет суточных подтвердите например, бухгалтерской справкой. Такой документ обоснует размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08. 2008 № 28-11/074505).

Бухгалтерская справка по расчету суточных за апрель 2016 года. Образец

	Ф. И. О. сотрудника	Табельный номер сотрудника	Реквизиты приказа о направ- лении сотрудника в коман- дировку	Дата начала коман- дировки	Дата окончания коман- дировки	Норма суточных, руб.	Расчет суточных за период коман- дировки
	Кондратьев А.С.						700 руб. × 18 дн. = 12 600 руб.

Суточные при командировках в 2016 году: нормы и учет

Суточные при командировках в 2016 году (нормы и учет) вызывают вопросы. По налогу на прибыль и взносам суточные не нормируются. Но если вы прописали размер суточных в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя, придется применять лимит.

Какие брать нормы суточных при командировках в 2016 году

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Суточные при командировках в 2016 году, нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

Начислять взносы (в том числе на травматизм) на суточные не нужно. Дело в том, что данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от взносов. С суточных, размер которых превышает установленные компанией нормы, взносы нужно начислить.

А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. Для поездок по России — в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке. Если компания выдает суточные свыше этих норм, нужно удержать НДФЛ. Но не со всей суммы, а с разницы между фактическим размером выплаты и лимитом. Например, компания выплачивает суточные в размере 3000 руб. за каждый день зарубежной командировки. НДФЛ надо удержать с 500 руб. (3000 - 2500).

Когда суточные при командировках в 2016 году можно учесть в расходах

Суточные при командировках в 2016 году нужно учитывать на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Дело в том, что при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет.

Нормы суточных для целей налогообложения

Вид налога	Загранкомандировки	Командировки по России
Налог на прибыль	Не нормируются. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Не нормируются. Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)
	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)
УСН (объект «доходы»)	Не нормируются.	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
УСН (объект «доходы минус расходы»)	Не нормируются. размера, установленного внутренними документами организации ()	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)
Патентная система налогообложения	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Страховые взносы	Не нормируются размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 )	Не нормируются Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19)

Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного ). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.

Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
• Как рассчитать суточные командировочные расходы
• Как производится оплата командировочных расходов
• Как устанавливается сумма командировочных расходов
• Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

• Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

• определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
• вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
• корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
• вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
• полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Действующее законодательство позволяет компаниям самостоятельно устанавливать размер суточных. При этом он должен быть зафиксирован в приказе или соответствующем акте организации. Учреждение может применять дифференцированный подход, учитывающий регион или статус сотрудника.

Суточные в 2016 году учитываются в расходах организации. Завышенный размер выплаты может вызвать интерес со стороны проверяющих органов, поэтому компании стоит подготовить обоснование применения конкретной суммы.

Многие учреждения используют лимиты, установленные в рамках расчета НДФЛ. В прошлом году данный показатель составил:

• для российских командировок 700 руб./день;
• для заграничных – 2500 руб./день.

Если сумма выплаты больше данных лимитов, то размер превышения облагается НДФЛ. Страховые взносы с суточных не выплачиваются.

Суточные получают все лица, которые находятся в командировке. Документального подтверждения расходования данных денег в законодательстве не предусмотрено.

Нюансы выплаты суточных:

1. Учитывается каждый день, проведенный в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.
2. Дни нахождения в дороге участвуют в расчете. Дата отъезда и прибытия определяется исходя из пункта, где сотрудник постоянно работает.
3. Для зарубежных командировок могут быть варианты отъезда и прибытия в один день. В таком случае выплачивается 50% зафиксированного размера суточных.
4. Время отъезда и прибытия также влияет на итоговый расчет. Если время до 24 часов, то учитываются текущие сутки, если после 0 часов, то следующие. Кроме того, нужно учитывать время проезда до и с вокзала, аэропорта и т.д.

В части российских командировок суточные могут быть отменены уже в 2016 году, что предполагают изменения, предложенные Минфином.

Ожидаемые нововведения

Минфин предлагает оставить только суточные в случае зарубежных командировок, в данном случае размер выплаты могут колебаться в диапазоне 39-64 долл./сутки. Таким образом ведомство намерено увеличить прибыль компаний, что приведет к дополнительным поступлениям в бюджет.

В условиях экономического кризиса и низких цен на нефть выполнение доходной части бюджета находится под угрозой. Однако отмена суточных для российских командировок не принесет значительных поступлений в бюджет.

По оценкам экспертов, инициатива Минфина негативно отразится на деятельности представителей бизнеса и работниках. Стремление чиновников любой ценой увеличить поступления в бюджет не принесет желаемого эффекта. При этом может усложниться механизм оформления командировок, что станет дополнительной проблемой для предпринимателей.

Кроме того, с января 2016 года вступили в действия следующие изменения в части оформления суточных: служебное задание и командировочное удостоверение были исключены из списка необходимых документов.

Другие расходы при командировке

Помимо суточных, компании будут компенсировать затраты на проживание и проезд. Данные расходы работники подтверждают соответствующими документами, которые передаются в бухгалтерию. Кроме того, данные документы подтверждают сам факт поездки. В случае поездки на личном транспорте необходимо оформить служебную записку.

Документы , необходимые для компенсации затрат на проезд:

• билеты;
• квитанции
• посадочные талоны и т.д.

Если данное подтверждение утеряно, то потребуется обратиться к перевозчику за копией. Еще одним вариантом подтверждения выступает электронный билет.

В случае компенсации расходов за проживание, придется предоставить квитанцию или счет за жилье. Для заграничных командировок дополнительно необходимо предоставить отметки о пересечение границы в обе стороны, которые фиксируются в загранпаспорте.

Организация может оплачивать другие расходы, связанные с командировкой, в том числе оформление загранпаспорта, виз и т.д.

В 2016 году правительство может утвердить изменения, отменяющие суточные выплаты для командировок по территории России. Данная инициатива направлена на увеличение поступлений в бюджет, что является актуальной задачей в условиях кризиса.

Кроме того, внесены изменения в оформление суточных и отменены служебное задание и командировочное удостоверение.

Компании смогут самостоятельно определять размер выплаты, закрепляя его в соответствующих документах. Если данная сумма будет превышать установленные лимиты, то придется заплатить НДФЛ в части превышения.

Суточные в 2016 году компания вправе установить самостоятельно и, если потребуется, пересмотреть их. Важно также правильно рассчитать и уплатить НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль. Подробности - в нашей статье.

При направлении сотрудника в командировку работодатель оплачивает стоимость дороги, проживания и т. п. Кроме того, необходимо выдать суточные за каждый день поездки.

Размеры суточных при командировках в 2016 году

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Размеры суточных при командировках в 2016 году необходимо записать во внутреннем документе. Например, в положении о командировках.

Также следует знать, что в законодательстве нет ограничений на пересмотр лимитов суточных в разное время года. Например, если сотрудники часто ездят в командировки по России и за границу, а стоимость проживания и питания в гостиницах летом ниже, чем зимой, можно пересмотреть размер суточных в летние месяцы, а зимой вернуть прежние нормы. О летнем изменении размера суточных можно издать отдельный приказ.

Суточные при командировках в 2016 году и НДФЛ

По общему правилуразмеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 рублей - за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 рублей - за каждый день при поездках за границу.

Сверхлимитные суточные облагаются налогом (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Как правило, работодатели выдают суточные сверх лимита. Ранее Минфин говорил, что дата фактического получения дохода в виде сверхлимитных суточных - это момент выдачи денег сотруднику (письмо от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135). Исходя из этого утверждения, работнику еще до отъезда в командировку выплачивали дополнительные суточные за вычетом налога. Но позднее чиновники уточнили, что НДФЛ со сверхнормативных суточных надо удержать только после утверждения авансового отчета работника, то есть после возвращения работника из командировки. Удержать налог надо из зарплаты при ближайшей выплате денег сотруднику. Иначе говоря, при выплате суточных из них ничего удерживать не надо и следует их выдать полностью (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

Вопрос о том, надо ли вообще удерживать НДФЛ с суточных сверхлимита, является спорным. Несмотря на прямую норму кодекса, некоторым компаниям удается доказать, что любые суточные освобождены от НДФЛ. Ведь размеры суточных устанавливает не Налоговый кодекс, а работодатель (ст. 168 ТК РФ). Этот аргумент поддерживают судьи (постановление ФАС Московского округа от 14.09.2010 № КА-А40/10158-10).

Суточные при командировках в 2016 году в иностранной валюте

Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета. Такой вывод сделал Минфин России еще в письме от 29.12.2014 № 03-04-06/68074. Официально это подтвердила и ФНС России (письмо от 07.04.2015 № БС-4-11/5737).

На практике с валютными суточными возникает путаница.

Если на дату утверждения отчета сумма суточных в пересчете на рубли превысит 2500 рублей, необходимо удержать НДФЛ с разницы. То есть, с выплат, превышающих за день 2500 рублей (письмо Минфина России от 29.12.2014 № 03-04-06/68074).

Но на дату выдачи суточных (при пересчете валюты в рубли) они могут превышать лимит, а на момент утверждения авансового отчета укладываться в него. Это может привести к недоплате или переплате НДФЛ.

На самом деле момент выдачи денег никакой роли не играет. Суточные компания будет списывать на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7,п. 10 ст. 272 НК РФ). Именно тогда будет ясно, сколько рублей составили расходы. Значит, на эту дату надо определить лимит и разобраться, возник доход или нет.

Пример 1

Компания направила сотрудника в командировку в Китай. Во внутреннем положении установлен размер суточных для заграничных командировок - 2500 рублей. Суточные выдали работнику в долларах. На дату выдачи курс иностранной валюты отличается от курса на дату утверждения авансового отчета.

Чтобы определить доход, нужно пересчитать суточные на дату утверждения авансового отчета. Перед поездкой в командировку сотрудник получает аванс. Поэтому на эту дату дохода не возникает, даже если сотрудник получил больше 2500 рублей за один день поездки.

Пример 2

Сотрудник выехал в командировку 12 января на 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 44,45 долл. США за каждый день служебной поездки. В рублях за один день - 2500 руб. (44,45 долл. × 56,2376 руб.).

Авансовый отчет руководитель утвердил 19 января. Курс доллара на эту дату составил 65,1738 руб. Суточные за 5 дней равны 14 484,88 руб. (44,45 долл. × 5 дн. × 65,1738 руб.).

НДФЛ не облагается 12 500 руб. (2500 руб. × 5 дн.). Удержать налог надо в сумме 258 руб. ((14 484,88 - 12 500) × 13%).

Пример 3

Сотрудник направлен в командировку в Казахстан. По внутреннему положению компанииза каждый день такой командировки полагается 55 долларов США. Они выплачены в рублях по курсу на дату выдачи. На дату, когда сотрудник представил авансовый отчет, курс изменился.

Суточные надо учесть в фактически выданной сумме. Затраты на командировки списывают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но пересчитать на эту дату надо только суточные, выданные в валюте. Деньги выданы в рублях. Подтверждающие документы сотрудник на эти суммы не представляет. Поэтому пересчитывать расходы не требуется.

Пример 4

Сотрудник уехал в командировку 6 апреля на 9 дней. Ему выплатили суточные в размере 50 долларов США за каждый день командировки. Деньги сотрудник получил 2 апреля. Курс доллара на дату выдачи денег составил 58,3536 руб. Директор утвердил авансовый отчет 15 апреля. Курс доллара на эту дату снизился до 51,9749 руб.

Компания рассчитывает налоговую базу по НДФЛ по курсу на дату утверждения авансового отчета. Суточные за девять дней составляют 23 388,71 руб. (50 долл. × 9 дн. × 51,9749 руб.). Налоговая база равна 888,71 руб. (23 388,71 руб. - 9 дн. × 2500 руб.). Компания удержтвает НДФЛ 116 руб. (888,71 руб. × 13%).

Напомним, находясь в загранкомандировке, работник может посетить несколько мест. Раньше отметки о командировке в каждом городе надо было ставить в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для подтверждения того, что сотрудник был в этих городах, можно попросить работника записать все места, которые он посетил.

Точные сведения о маршруте необходимы для зарубежных поездок, чтобы правильно посчитать сумму суточных. За день пересечения границы при выезде из России суточные выдают в валюте, а на обратном пути - в рублях. При пересечении границы между двумя иностранными государствами суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник.

Суточные при командировках в 2016 году и страховые взносы

Командировочные расходы, которые освобождены от взносов, перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. В частности, это расходы на проезд, наем помещения, суточные в пределах норм и т. д.

Например, в ФСС придерживаются мнения, что страховые взносы надо платить со всех выплат, кроме тех, которые перечислены в статье 9 закона № 212-ФЗ. Например, освобождены суточные. У Минтруда аналогичная позиция (письмо от 20.01.2014 № 17-3/В-13).

Суточные при командировках в 2016 году и налог на прибыль

С 8 января 2015 года при служебных поездках больше не надо оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. Компания вправе и дальше составлять эти документы. Но их недостаточно, чтобы подтвердить расходы.

Например, для списания стоимости проезда необходимы проездные билеты, чеки на покупку бензина и т. п. Кроме того, если работник ездил на личном автомобиле, то фактическое время в пути он должен подтвердить служебной запиской. Этот документ обоснует суточные за период поездки (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

При направлении сотрудника в однодневную командировку суточные работнику не положены. Ведь сотрудник в тот же день вернется домой (ст. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В то же время при направлении сотрудника в командировку необходимо возмещать ему не только суточные, но и стоимость проезда, найма жилья, а также иные расходы (ст. 168 ТК РФ). Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной служебной поездке не лишает компанию права возместить сотруднику расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, стоимость парковки, проезда по городу и т. д. Главное, чтобы условие о компенсации таких расходов было записано в трудовом, коллективном договорах или положении о командировках. Кроме того, такие расходы сотрудник должен подтвердить первичкой. При таких условиях возмещение дополнительных расходов можно списать (письмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).

Если выплатить сотруднику именно суточные, защитить право на расходы не получится даже в суде (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 30.01.15 № Ф09-9855/14).

Бухгалтерский учет суточных при командировках в 2016 году

В бухгалтерском учете суточные в 2016 году надо отразить следующим образом.

На дату выдачи сотруднику под отчет денежных средств:

Д 71 К 50-1 — Выданы работнику денежные средства на командировочные расходы (в части суточных).

На дату утверждения авансового отчета командированного работника:

Д 20 (44, 91-2, 08 и др.) К 71 — Отражены командировочные расходы (в части суточных).

Если суточные для командировке выданы больше нормы, не облагаемой НДФЛ:

Д 70 К 68 — Удержан НДФЛ с суммы оплаченных работнику суточных.