На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Содержание

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работы	Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль	Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работы	Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучение	Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документами	Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
Организация	Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

• по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
• по контролю времени, периодов служебных командировок;
• по контролю за любыми записками, заявлениями;
• записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

1. быстрый доступ к документам;
2. защищенности файлов паролями;
3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!

Делопроизводство в кадровой работе

ВВЕДЕНИЕ 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ 1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве 1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия 2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ» 2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф» 2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф» 2.3 Резолюция руководителя 2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки 3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников. Всем вышеизложенным объясняется актуальность данной работы.

Целью работы является изучение делопроизводства в кадровой работе.

Задачами работы является

• рассмотреть теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работы;
• изучить организацию делопроизводства в кадровой работе на примере ЗАО «Полиграф;
• рассмотреть методы оптимизации организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф».

Предметом работы является организация делопроизводства. Объектом работы выступает ЗАО «Полиграф».

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

Поступая на работу, гражданин вступает в трудовые отношения с организацией или индивидуальным предпринимателем. Содержанием этих отношений являются взаимные трудовые права и обязанности работодателей и работников. Работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату, а работник должен лично выполнять трудовую функцию, определенную трудовым договором, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

Трудовым законодательством предусмотрено документирование отношений между работником и работодателем, а также между лицом, ищущим работу, и работодателем (письменный отказ в приеме на работу). Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем: подбор персонала, адаптация новых работников, оценка деятельности работников, повышение их квалификации, мотивация труда и др. Управление персоналом также приводит к созданию многочисленных документов 1 .

С учетом сказанного всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

• документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
• документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.) 2 .

К кадровому делопроизводству традиционно относятся документы, связанные с трудовыми отношениями, большая часть которых необходима для оформления таких процедур, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, направление в командировку и др.

При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:

• локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
• документы, связанные с учетом и движением кадров.

Локальные нормативные акты – это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ. Такие документы являются обязательными для применения (например, график отпусков). Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).

Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.

Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.

Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

• документы, удостоверяющие личность;
• документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
• документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
• документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
• документы воинского учета;
• документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.) 3 .

Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:

• договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
• информационно­справочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
• первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки­расчеты при предоставлении отпусков и увольнении 4 .

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию в дела, хранению и использованию кадровой документации.

В настоящее время, после вступления в силу ТК РФ, в кадровом делопроизводстве произошли следующие основные изменения:

• перестали быть обязательными некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для работодателя документы (например, документы, закрепляющие порядок работы с персональными данными работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, документы при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под роспись;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими проверок соблюдения работодателями трудового законодательства 5 .

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в многочисленных современных организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством (обязательных) документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы архивов организаций.

Одной из основных задач каждого работодателя в области работы с персоналом является своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства.

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») 6 .

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

• организация труда работников;
• заключение трудового договора и прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление работникам отпусков;
• поощрение работников;
• наложение на работников дисциплинарных взысканий;
• аттестация работников;
• ведение штатного расписания;
• учет использования рабочего времени;
• привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• оформление служебных командировок;
• прекращение трудового договора и увольнение с работы 7 .

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении 1. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

• инструкции по охране труда по профессиям;
• журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие 8 .

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

Трудовые отношения между работником и ЗАО «Полиграф» возникают на основании заключенного трудового договора (ст. 16 ТК РФ). В дальнейшем возникшие трудовые отношения, а также их изменение и прекращение должны быть надлежащим образом оформлены (ст. 68, 73, 80 и другие ТК РФ).

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Форма Табеля (приложение 2) определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволяет быстро и правильно документировать работу с кадрами на ЗАО «Полиграф».

В Табель и Альбом должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений.

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Отдельные виды документов по личному составу ЗАО «Полиграф» имеют унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (табл. 2.1).

Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

Таблица 2.1

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя ЗАО «Полиграф» (см. приложение 3).

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности (приложение 4).

Представляется целесообразным включить в Альбом форм документов максимальное количество образцов приказов по личному составу, а также систематически дополнять его новыми примерами после документирования ситуаций, возникающих в практике работы с кадрами.

Для приказов по личному составу большое значение имеет правильная индексация и регистрация. Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело. Именно требования к последующему формированию дел определяют порядок работы с приказами по личному составу в «текущем» делопроизводстве: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил).

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой ЗАО «Полиграф». В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно (п. 3.5.5 Основных правил), применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Принятая в ЗАО «Полиграф» система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

В случае ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам, можно порекомендовать следующую книгу (журнал) регистрации приказов (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Форма книги (журнала) регистрации приказов

Разработанные в ЗАО «Полиграф» учетные формы с различными вариантами их заполнения должны быть представлены в соответствующих разделах Альбома форм документов.

Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т. п.

Документы – основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

2.3 Резолюция руководителя

Заявления работников и служебные записки относятся к внутренней переписке и требуют рассмотрения и принятия решения руководителем ЗАО «Полиграф». Принятое решение отражается в резолюции, содержание которой в большинстве случаев сводится к очень кратким указаниям: «В приказ», «Исполнить», «В отдел кадров», не соответствующим смыслу данного реквизита.

Другой серьезной ошибкой при простановке на документах резолюций является смысловое несоответствие принятого руководителем решения содержанию рассмотренного документа. Наиболее часто такие ошибки встречаются в резолюциях на заявлениях работников.

Работник просит в заявлении разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части и предоставить ему часть отпуска продолжительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель организации, не соглашаясь с просьбой работника, указывает в резолюции: «Предоставить отпуск продолжительностью 7 дней» (с понедельника по воскресенье).

Данная резолюция не соответствует содержанию заявления, а значит, не является рассмотрением его по существу поставленного вопроса. В данном случае в резолюции должен содержаться отказ в предоставлении части отпуска.

Работник по собственной инициативе хочет расторгнуть трудовой договор и предупреждает об этом работодателя в письменной форме, но не за две недели, а за меньший срок. Не желая удовлетворять просьбу работника, руководитель выносит резолюцию: «Уволить с отработкой в течение двух недель» или указывает в резолюции дату увольнения по истечении предупреждения за две недели, т.е. не совпадающую с датой, содержащейся в заявлении работника.

Вновь вместо отказа в просьбе, высказанной работником, ему «делается предложение», не отвечающее его желанию.

Во избежание подобных ошибок в Альбоме форм документов следует привести варианты возможных резолюций при принятии решений по наиболее типичным, часто повторяющимся ситуациям.

Особенностью протоколов и актов является создание этих документов или в процессе коллегиального обсуждения и принятия решений (протоколы), или при установлении (подтверждении) несколькими лицами фактов и событий, происходивших в их присутствии (акты). Поэтому в протоколы дополнительно включается информация о присутствовавших членах коллегиального органа (т. е. о наличии кворума), а при составлении большинства актов требуется присутствие незаинтересованных свидетелей.

Для учета создаваемых в ЗАО «Полиграф» внутренних документов может быть использована следующая примерная форма регистрационных журналов, которые ведутся отдельно по видам и разновидностям документов (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Форма регистрационного журнала

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

Другой важной информацией в Альбоме форм документов должны стать примеры внесения записей в трудовые книжки работников. Как известно, действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, содержит несколько образцов записей (например, об установлении второй профессии, о переименовании организации, об увольнении и др.), однако этого явно недостаточно, особенно для начинающих кадровиков.

Образцы записей в трудовых книжках можно поместить в Альбоме после примеров оформления приказов по личному составу или в виде сводной таблицы (приложение 5).

Сложности в работе с трудовыми книжками, как правило, обусловлены пробелами или противоречивыми требованиями, содержащимися в действующих нормативных правовых актах по их ведению.

Например, в соответствии с утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.07.02 № 555 Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка – подлинник, а не заверенная копия. Однако в IV разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, говорится о выдаче трудовой книжки работнику только при увольнении (прекращении трудового договора). Таким образом, возникает проблема с выдачей подлинника трудовой книжки не увольняющемуся работнику.

В данной ситуации и других аналогичных случаях, когда работник должен предъявлять в том или ином органе подлинник трудовой книжки, целесообразно показать в Альбоме форм документов порядок документирования процедуры выдачи трудовой книжки.

Документом, на основании которого будет выдаваться трудовая книжка, на наш взгляд, должно быть заявление работника, адресованное ЗАО «Полиграф», а не широко распространенная в практике «расписка». После регистрации заявления, рассмотрения его руководителем организации и простановки резолюции работник должен в письменном виде (на том же заявлении) подтвердить факт получения трудовой книжки во временное пользование с обязательством ее своевременного возврата без каких-либо повреждений, исправлений, помарок и т. п.

Кадровая служба должна организовать контроль за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и провести ее проверку при возвращении книжки работником. При отсутствии у работника обоснованной причины для получения подлинника трудовой книжки ему может быть выдана только заверенная копия.

Подробными указаниями о порядке заполнения должны сопровождаться в Альбоме форм документов такие учетные формы, как табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) и личная карточка работника (Т-2).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно, т. к. ЗАО «Полиграф» обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). При заполнении табеля используются следующие способы:

– сплошная ежедневная регистрация отработанного времени или указание причин отсутствия работника (отпуск, нетрудоспособность и т. д.);

– регистрация только неявок, прогулов, опозданий и т. п.

Отработанное время может включать: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, а также работу в выходные и праздничные дни. Разные виды рабочего времени учитываются и оплачиваются отдельно.

Отметки о неявках на работу по уважительным причинам должны подтверждаться оправдательными документами. Часы, отработанные в режиме неполного рабочего времени, вносятся в табель в соответствии с условиями, включенными в трудовой договор.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. В крупных организациях табель ведется по структурным подразделениям.

Личная карточка работника заполняется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, включая совместителей. Личные карточки заполняются в одном экземпляре работником кадровой службы на основании личных документов гражданина, поступающего на работу. Карточки заполняются от руки или с использованием электронной версии с последующей распечаткой. При ручном заполнении в карточке не допускается помарок и подчисток.

При возникновении ошибок или необходимости внесения изменений (например, при смене фамилии, изменении домашнего адреса или паспортных данных) в карточке зачеркивается неправильная или устаревшая запись, а выше или рядом проставляется правильная запись. Внесенные исправления должны быть подтверждены подписью работника кадровой службы.

Важную роль при заполнении личных карточек работников играют общероссийские классификаторы технико-экономической информации (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР), использование которых позволяет правильно заполнять соответствующие строки карточки (табл. 2.4).

При необходимости кодирования в личной карточке работника информации, не вошедшей в общероссийские классификаторы, разрабатываются локальные классификаторы организации. Заполненные при оформлении приема на работу карточки регистрируются в книге учета личных карточек, форма которой разрабатывается по усмотрению ЗАО «Полиграф».

Таблица 2.4

Ошибки оформления личных карточек ЗАО «Полиграф»

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы ЗАо «Полиграф». В Графике в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям:

– составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.);

– оформление документов (согласование, подписание, утверждение);

– обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников);

– оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения рассмотренных локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной приказом руководителя ЗАО «Полиграф».

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Автоматизированная система на предприятии сегодня не дань моде, а насущная необходимость. Одной из торговых компаний удалось реализовать проект автоматизации, причем буквально с нуля. К моменту внедрения штат организации составлял более пятисот человек. При этом в службе персонала не было ни одного программного продукта.

Между службами компании было трудно наладить коммуникации. Желание устранить эту проблему, а также решение актуальной задачи создания общей базы данных сотрудников, и стали основными причинами автоматизации бизнес-процессов. Инициаторами проекта выступили два подразделения: финансовый отдел и служба персонала. Именно они и сформулировали главные параметры автоматизации, ответив на три принципиальных вопроса:

1. Что хотелось бы получить в результате реализации проекта?
2. Какие финансовые затраты понесет в связи с этим компания?
3. Сколько времени займет подготовка и внедрение автоматизации?

Для работы над проектом была создана инициативная группа, в которую вошли специалисты трех подразделений:

• службы информационных технологий – в ее задачи входил анализ программ, представленных на рынке, оценка возможности их взаимодействия с IT-продуктами, которые компания планировала внедрять в перспективе, а также решение вопросов, связанных с дальнейшим обслуживанием программы;
• финансового отдела – определение круга задач автоматизации, связанных с расчетом заработной платы;
• службы персонала – формулирование задач проекта в части управления сотрудниками.

Первым делом инициативная группа проанализировала рынок информационных услуг. Оказалось, что с точки зрения задач, стоящих перед компанией, практически все программные продукты нуждаются в доработке. Выбор наиболее удобного из них потребовал довольно продолжительного обсуждения, которое проходило в ходе нескольких «круглых столов». На этих мероприятиях выяснились плюсы и минусы различных решений. В результате был сделан выбор в пользу программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7». В то время она еще не включала блока «1С: Управление персоналом и Зарплата», поэтому пришлось сделать некоторые доработки, которые осуществили внешние специалисты.

Для проекта был разработан и утвержден подробный план действий с указанием сроков и ответственных за выполнение каждого пункта. На весь проект (разработку, тестирование, внедрение и обучение персонала) было отведено 4 месяца (табл. 3.1). Прежде всего, сотрудники каждого подразделения службы персонала определились с тем, какие данные им необходимы в электронном виде. Для инспектора по кадрам – кадровый документооборот, для менеджера по персоналу – база кандидатов (ранее она собиралась на бумажных носителях), для специалиста по обучению – списки тех, кто был на тренингах (весь персонал компании проходит обучение). Таким образом, для кадровой службы необходимо было настроить несколько блоков:

1.«Подбор персонала». Был создан специальный справочник для хранения максимально полной информации обо всех кандидатах, приглашенных на собеседования, а также потенциальных сотрудниках компании, которые могли бы оказаться интересными ей в случае открытия некоторых вакансий.

2.«Обучение». Для фиксации сведений о прохождении тренингов был усовершенствован уже имевшийся справочник «Сотрудники». Он включал список всех, кто работает (и работал ранее) в компании. Он оказался удобным, т. к. содержал информацию о каждом сотруднике – дату рождения, адрес, паспортные данные, название должности и подразделения, график, оклад и др. Поэтому именно данный справочник и был выбран для доработки. Появилась возможность внесения сведений о дате и названии тренинга, его результатах, а также о том, какое обучение необходимо для дальнейшего развития сотрудника – как нового, так и уже работающего.

3.«Кадровое делопроизводство». Этот блок также дорабатывался с целью расширения его возможностей, в частности, для ввода графика отпусков, контроля его соблюдения, составления трудовых договоров.

4.«Отчетность и статистика». Именно составление отчетов и сбор статистических данных позволяет анализировать проделанную работу и формировать планы на будущее. Для этих целей были созданы следующие электронные отчеты:

• «Процентик» – в нем информация собирается в процентах: коэффициент текучести кадров, соотношение количества кандидатов, прошедших собеседование, и числа сотрудников, принятых на работу;
• «Интересная статистика» – с данными этого отчета служба персонала каждый месяц знакомит всех сотрудников компании. В нем содержатся сведения о том, сколько в организации мужчин и женщин, статистика по образованию, семейному положению, среднему стажу работы в компании.

Таблица 3.1

План выполнения проекта

№ п / п	Этап проекта	Срок выполнения	Ответственный
	Выяснение потребностей в доработке программы для финансовой службы	01.09–10.09	Финансовый директор
	Выяснение потребностей в доработке программы для службы персонала	01.09–10.09
	Настройка блоков программы для финансовой службы	11.09–10.10	Компания-разработчик
	Настройка блоков программы для службы персонала	11.10–10.11
	Предоставление компании пробного варианта, тестирование	11.11–16.11
	Доработка замечаний	17.11–30.11
	Установка программы компании, настройка прав доступа для сотрудников	01.12	Компания разработчик, финансовый директор, руководитель службы персонала
	Обучение персонала пользованию программой	02.12–07.12	Компания-разработчик
	Внесение всей необходимой информации в программу	08.12–31.12	Руководитель службы персонала

После установки программы и тестирования настроек пришла очередь самого сложного этапа – внедрения. Для начала все сотрудники прошли обучение пользованию новой программой. Оно проходило в учебном центре компании-разработчика в два этапа: прежде всего – для службы персонала, далее – для финансового отдела (в это время кадровики уже вносили информацию в программу). Занятия проводились в течение недели каждое утро с 9 до 11 часов. Процесс освоения программы у сотрудников проходил разными темпами, но все были убеждены в том, что автоматизация позволяет работать эффективнее.

После обучения в систему была внесена вся информация (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Внесение информации о кадрах

После внедрения автоматизации были подведены итоги. Анализ полученных результатов показал следующее:

1.Существенно снизились трудозатраты на простейшие кадровые процедуры (табл. 3.2).

2.Упростилось взаимодействие между службой персонала и финансовым отделом.

3.Стало удобнее хранить и использовать информацию о сотрудниках.

Таблица 3.2

Изменения в оформлении приема сотрудника на работу

Пункт оформления	Что было раньше		После автоматизации
Внесение данных о сотруднике в программу	Не было		Продолжительность процесса – 10 минут
Составление трудового договора	Оформление в Excel в течение	15 минут
Оформление приказа о приеме			10 минут	Оформление в программе – 5 минут
Заполнение личной карточки Т-2			20 минут	Нажатие клавиши в программе – 1 минута

Службе персонала следует помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

• хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);
• специалистам службы персонала, занимающимся проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;
• процесс ввода всей необходимой информации потребует от сотрудников службы персонала максимальной концентрации внимания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объем работы кадровой службы предприятий вообще и ЗАО «Полиграф», в частности, значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
3. ГОСТ Р 6.30-2003
4. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004.
5. Андреева В.И. О сложных вопросах документирования трудовых отношений//Справочник кадровика, 2006, №10.
6. Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. М., 2006
7. Белущенко С. Автопорядок в кадрах// Справочник по управлению персоналом, 2007, №4.
8. Борискин В.В. Официальное делопроизводство. М., 2007
9. Быкова Т.А. Делопроизводство. М., 2008
10. Вялова В.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленным подразделением//Справочник кадровика, 2008, №8.
11. Галахов В.В. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
12. Доронина Л.А. Основы делопроизводства. М., 2007
13. Журнал "Делопроизводство", 2007, N 4
14. Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – с. 20-27
15. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2006
16. Корякина Ю.С. Делопроизводство. М., 2007
17. Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006
18. Кузнецов Д.Л. Кадровое делопроизводство. М., 2007
19. Кузнецова Т. Делопроизводство. М., 2008
20. Курноскина Л.В. Современное делопроизводство. М., 2007
21. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие. М., 2007
22. Макарова Н.А. Делопроизводство на предприятии. М., 2008
23. Непогода А.В. Делопроизводство организации. М., 2007
24. Новикова Е.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
25. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 2006.
26. Пшенко А.В. Основы делопроизводства. М., 2006
27. Смирнова Е.П. Делопроизводство: учебник. М., 2006
28. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2006.
29. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. М., 2007
30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006.
31. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. М., 2005. С. 24-40.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

№ п/п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)		Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
	Положение о системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии системы обучения в организации.	Постоянно
	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
	График отпусков		Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.	1 год
	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям		Принимаются по решению работодателя.	Постоянно
	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.	75 лет
	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ		75 лет
	Приказы по основной деятельности		Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
	Приказы о предоставлении отпусков		Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
	Личная карточка работника (форма Т-2)		Ведется на каждого работника.	75 лет
	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
	Договоры о полной материальной ответственности		Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков			То же	50 лет
	Журнал регистрации командировочных удостоверений			То же	5 лет
	Табель учета рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
	Журнал учета проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица	Постоянно
	Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий	Положение об аттестации работников предприятия	Оформляются аттестационной комиссией	15 лет
	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются ежемесячно.	75 лет
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.	75 лет
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию					50 лет
	Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; Льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
	Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
	Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний				45 лет

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример табеля форм документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример приказа о внесении изменений в формы первичной учетной документации

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример приказа по личному составу на бланке приказа по основной деятельности

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример заявления о выдаче трудовой книжки

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Пример сводной таблицы

1 Басаков М.И. Делопроизводство. М., 2007

2 Орловский Ю.П. Делопроизводство в организации. М., 2007

3 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2007

4 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006

5 Труханович Л.В. Делопроизводство. М., 2008

6 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

7 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

8 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

Бизнес-процесс, связанный с управлением и содержанием персонала, является одним из наиболее затратных для компании. На проверку квалификации, оформление документов по трудоустройству, осуществление расчетов с работниками затрачиваются время, денежные и трудовые ресурсы. Выходит, организация расходует часть оборотных активов на решение второстепенных задач вместо развития приоритетного направления деятельности.

С целью упрощения ведения кадрового делопроизводства часто применяется комплекс управленческих технологий:

• аутстаффинг;
• аутсорсинг сотрудников;
• лизинг персонала.

Каждая из представленных услуг имеет свои особенности и отличия от других технологий. Однако у них есть общая черта - они упрощают процесс менеджмента сотрудников. А это создает для компании множество резервов экономии и увеличения доходов.

Аутстаффинг - переоформление персонала в специализированное кадровое агентство. Услуга предназначена для официального сокращения штата. В ходе ее применения компания расторгает формальные трудовые отношения с работниками путем их увольнения. После этого аутстаффер нанимает персонал в свой штат.

Подрядчик оформляет сотрудников, осуществляет ведение кадрового делопроизводства, финансово обеспечивает работников заказчика. Он предоставляет их в распоряжение предпринимателя на субподрядных условиях. Заказчик в свою очередь оплачивает услуги аутстаффера в порядке, предусмотренном в договоре.

В результате, на предприятии официально работают только те кадры, которые оформлены в штате. Фактически же в распоряжении руководителя может быть намного больше людей. Он управляет ими при решении важных бизнес-задач, в то время как аутстаффер полностью ведет кадровое делопроизводство.

Аутсорсинг персонала - привлечение сотрудников к занятости из специализированного агентства. Заказчиком выступает предприниматель, подрядчиком - кадровый аутсорсер. Он подбирает работников в строгом соответствии с требованиями клиента для решения бизнес-задач.

На практике реализуется одна из представленных возможностей. Аутсорсер может просто сформировать команду работников и предоставить ее предпринимателю на условиях субподряда. В этом случае заказчик будет использовать труд внешних сотрудников для получения необходимых компании результатов.

Иногда спектр задач аутсорсера расширяется. В таких ситуациях он не просто подбирает персонал, но и организует его работу. Аутсорсер занимается ведением второстепенного бизнес-процесса организации, используя для этого собственных сотрудников. При этом предприниматель не должен отвлекаться на ведение непрофильных функций компании, а просто оплачивает услуги подрядчика за их выполнение.

Лизинг персонала - привлечение сотрудников к занятости на условиях аренды. Услуга предназначена для оперативного обеспечения компании квалифицированными трудовыми ресурсами. Как правило, данная технология применяется в тех случаях, когда предприятию срочно нужны опытные специалисты для решения конкретных задач.

В рамках этой услуги к сотрудничеству привлекаются бухгалтера, юристы, менеджеры, маркетологи... Они нанимаются в компанию на условиях субподряда и занимаются выполнением должностных функций под руководством предпринимателя. Как только получен необходимый результат от проектной деятельности, услуги труда специалистов оплачиваются подрядчику и они возвращаются в распоряжение лизингодателя.

Как осуществляется кадровое делопроизводство в 2017 году

Традиционное содержание всех сотрудников в штате - подход к организации менеджмента персонала, который с каждым годом теряет свою актуальность. Сегодня все больше предприятий прибегают к использованию эффективных управленческих технологий. Они существенно упрощают кадровое делопроизводство и обеспечивают получение множества выгод.

Преимущества привлечения персонала на условиях субподряда:

• официальное уменьшение штата или предотвращение его увеличения;
• создание резервов для сокращения отделов компании (временные сотрудники заменяют постоянных, подрядчик - HR-менеджера и бухгалтера по ЗП);
• снижение нагрузки на управленческие отделы (кадровый, финансовый);
• сокращение постоянных кадровых расходов (перераспределение части постоянных затрат в статьи переменных);
• оптимизация налогообложения;
• упрощение приема на работу мигрантов;
• повышение эффективности основной деятельности.

Привлекая сотрудников из агентства подрядчика, предприниматель может в аналогичном объеме сократить собственный штат. А поскольку в отношении их не придется осуществлять ведение кадрового делопроизводства, под сокращение также могут попасть отдел кадров и бухгалтерия, ведь спектр их рабочих обязанностей сужается.

Также данные управленческие технологии способствуют оптимизации налоговых затрат. Это обусловлено двумя факторами:

• уменьшением ФОТ;
• сохранением или получением статуса малого предприятия.

ФОТ - сумма всех ЗП штатных работников - является базой для налоговых и социальных отчислений в бюджет. Сокращая штат, предприятие уменьшает ФОТ, а значит и расходы на отчисления. Компания получает статус малого предприятия в том случае, если численность ее сотрудников не превышает допустимых требований. Оптимизация кадрового делопроизводства за счет аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала позволяет официально изменять штат для сохранения желаемой налоговой категории.

Актуальность применения управленческих технологий

Кадровое делопроизводство в 2017 году для большинства компаний связано с постоянным применением аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала. И хотя эффективность каждой из представленных технологий очень высока, выбор в пользу одной из них следует делать, исходя из целей и задач организации.

Аутстаффинг применяют, если требуется:

• уменьшить формальную численность сотрудников, сохраняя фактическую;
• получить статус малого предприятия;
• освободить ресурсы компании от кадрового менеджмента;
• принять на работу сотрудников-нерезидентов;
• сократить кадровые расходы.

Аутсорсинг персонала применяется, если требуется:

• подобрать сотрудников для решения текущих задач;
• увеличить фактические трудовые ресурсы организации без изменения официального штата;
• доверить ведение второстепенного бизнес-процесса подрядчику;
• оптимизировать постоянные кадровые затраты.

Лизинг сотрудников применяется, если требуется:

• найти квалифицированных специалистов для решения конкретных бизнес-задач;
• воспользоваться проверенными трудовыми ресурсами подрядчика для получения нужного результата;
• сократить расходы на содержание квалифицированных специалистов.

Отвечая на вопрос предпринимателей «Как улучшить кадровое делопроизводство?», можно с уверенностью предложить внедрение в организацию одной из представленных в этой статье технологий.

Каждая из этих услуг способствует сокращению официального штата компании, уменьшению постоянных кадровых расходов, оптимизации налогообложения. Более того, освобождение трудовых и денежных ресурсов организации от выполнения вспомогательных функций позволяет направить их на ведение главного бизнес-процесса. В результате этого удается значительно повысить его продуктивность и увеличить размер получаемого дохода!

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры . С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников . Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки . Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ).

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание . В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15 , 57 ТК РФ).

Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции . С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно! Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка . В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков . Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных . Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ , ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных . Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда . Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени . Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка . При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы . Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Связаться с экспертом